nieuws en tips van 2know

Finnair – Jaarverslagen

Miltton Oy, een Fins communicatie en PR consultancy bureau, introduceert bij Finnair hun in de praktijk bewezen wijze voor het produceren van jaarverslagen: Smart Communications van WoodWing Software.

Finnair

Finnair, een van de wereld's oudste luchtvaartmaatschappijen, is opgericht in 1923 en richt zich op passagiersvervoer tussen Europa en Azie via hun hub in Helsinki. Met 9700 man personeel, verzorgt de Finnair Group het reguliere passagiers transport, vakantie charters, technische ondersteuning, grondafhandeling en de catering aan boord van hun vliegtuigen. Maar ook reisagentschappen, reisinformatie en reserveringen worden door Finnair Group verzorgt. Dochter ondernemingen verschaffen ondersteunende en andere nauw gerelateerde diensten.

Het belang van jaarverslagen

Een jaarverslag is niet alleen maar een mooi visitekaartje voor een bedrijf. Het is ook een document wat van doorslaggevende betekenis is voor nieuwe investeerders. Daarnaast is er natuurlijk het grootte belang wat aandeelhouders hebben bij accurate kwartaal- en jaarverslagen. Kortom, het financiele reilen en zeilen van een bedrijf is niet alleen weergegeven in een dergelijk verslag maar is er ook zeker van afhankelijk. Fouten in een verslag of vertraging tot na een eerder aangekondigde publicatiedatum kan ernstige gevolgen hebben.

 

Een jaarverslag bestaat in het algemeen uit een bedrijfsprofiel en een financiële rapportage. Het bedrijfsprofiel is meestal het deel waar veel vormgevingswerkzaamheden in gaan zitten terwijl bij de financiële rapportage accuratesse van het grootste belang is zodat voldaan word aan internationale accounting standaarden zoals IFRS en US GAAP.

 

Bij Finnair is de afdeling Investor Relations verantwoordelijk voor het op tijd verschaffen van de exacte financiële en betrouwbare forecast informatie zoals die in het jaarveslag moet worden opgenomen.

“Meer dan 40 op de beurs genoteerde bedrijven in de Helsinki regio verlangen van hun communicatie bureaus dat zij Smart Communications gebruiken voor de productie van jaarverslagen. Smart Communications is nu een noodzaak voor bureaus om effectief te kunnen concurreren in de markt voor jaarverslagen.” Samuli Jokipaltio, Managing Director van Smartium Oy www.smartium.fi

Jaarverslagen op de traditionele manier

Finnair is geen uitgever en dus word voor de inhoud, fotografie en vormgeving van het jaarverslag gebruik gemaakt van de diensten van een communicatie bureau. Finnair medewerkers van de afdelingen “ Investor Relations” en “Financal Department” verschaffen de inhoud wat door het bureau word verwerkt in de gewenste opmaak. Wijzigingen in zowel inhoud als opmaak werden gecommuniceerd van de ene locatie naar de andere middels e-mail, fax en zelfs taxi's. Het kon daardoor bijna niet anders dan dat het bureau wel eens een foutieve versie van een document gebruikte in de opmaak of dat correcties simpelweg niet verwerkt werden. Dit zorgde uiteraard voor extra en onnodige correctierondes. En dat terwijl de druk van de absolute deadline te allen tijde aanwezig was. Dhr. Taneli Hassinen, Vice President Financial Communications and Investor Relations bij Finnair: “Versiebeheer was een nachtmerrie. Correcties werden gemaakt maar niet verwerkt. Medewerkers waren gefrustreerd en we verloren veel tijd aan de extra correctierondes”

Introductie van een nieuwe manier van werken

Voor het jaarverslag over 2006 stelde Finnair Miltton Oy aan om hun te assisteren bij de productie. Miltton is een snel groeiend communicatie en PR consultancy bureau in Helsinki, Finland wat oplossingen aanbied voor strategische planning en executie van bedrijfs communicatie. Gebaseerd op een ruime ervaring met andere opdrachtgevers stelde Miltton aan Finnair voor om Smart Communication van WoodWing Software te gebruiken in combinatie met Adobe InDesign en InCopy. Leena Löytömäki, Account Director voor Finnair bij Miltton: “Smart Communications zorgt ervoor dat data niet kan verdwijnen en het verschaft helderheid in de voortdurende communicatie met de klant”. Taneli Hassinen voegt daar aan toe: “Voor ons was het van vitaal belang om. op een betrouwbare manier, weer controle te krijgen op het hele productie proces.”

Taneli Hassinen, Vice President Financial Communications en Investor Relations “Met Smart Communications worden alle correcties opgeslagen en verwerkt! Het aantal correctierondes is daardoor drastisch gereduceerd!”

Het nieuwe jaarverslag

Smartium Oy, WoodWing partner en system integrator voor zowel Miltton als Finnair, verschafte de noodzakelijke training, installatie en IT support voor zowel Smart Communications als de Adobe producten. Adobe InCopy is een intuitief programma, en de integratie met Smart Communications staat op een zeer hoog peil. Daardoor hadden de Finnair medewerkers maar een minimale hoeveelheid training nodig voor het werken aan het nieuwe jaarverslag. De vormgevers bij Miltton gebruiken Adobe InDesign voor het maken en onderhouden van de opmaak. Daarna kunnen de Finnair medewerkers met behulp van Adobe InCopy hun inhoud meteen “copyfit” in de opmaak plaatsen. En dankzij het bestands- en versiebeheer van Smart Communications zijn alle wijzigingen die gemaakt worden door de schrijvers en analisten geregistreerd en onmiddellijk zichtbaar in de opmaak.

 

Het is zelfs zo, omdat alle schrijvers, analisten en vormgevers met Smart Communications werken, dat de locatie van hun werkplek er niet langer meer toe doet. Ze kunnen net goed vanuit huis werken als vanaf het kantoor. Last-minute e-mails met wijzigingen gebeuren niet meer en de kwaliteit is sterk verbetert. Ook zeer belangrijk is dat het aantal correctierondes is gedaald tot een minimum. Dit laatste is goed nieuws, in het bijzonder voor de financiële afdeling aangezien zij ook nog andere verantwoordelijkheden hebben.

“Dankzij Smart Communications hebben we onze efficiëntie kunnen verhogen waardoor we ons meer kunnen richten op de kern van onze relatie met Finnair, het toevoegen van waarde en het bieden van creatieve communicatie oplossingen.” Leena Löytömäki, Account Director voor Finnair bij Miltton.

De toekomst

Het eerste Finnair jaarverslag wat geproduceerd is met de hulp van Smart Communications is een groot succes voor zowel Miltton als Finnair Investor Relations. Andere publicaties zoals een aantal interne tijdschriften zijn serieuse kandidaten om ook met Smart Communications geproduceerd te worden. Hassinen: “De samenwerking met Miltton en het gebruik van Smart Communications is een geslaagd huwelijk!”

 

Voor meer informatie neemt u contact op met 2know, telefonisch via 0521-522 666 of via onze website.

Uitdagingen

  • Het weer onder controle krijgen van het productie proces
  • Het reduceren van stress, fouten en het verhogen van de efficiëntie

Oplossing en producten

Smart Communications van WoodWing Software met workflow ondersteuning voor Adobe InDesign en Adobe InCopy

De voordelen

Finnair (klant)

  • Sterke reductie van correctierondes
  • Grote besparing op communicatiekosten
  • Minder werk en stress voor de medewerkers Het jaarverslag is sneller gereed en met een hogere kwaliteit

Miltton Oy (bureau)

  • Verhoogde efficiëntie
  • Verbetering van de relatie met de klant
  • Meer tijd voor andere klanten

Betrokken WoodWing partner

Smartium Oy, Helsinki, Finland